Управление цифровыми документами
В современном мире все больше и больше компаний успешно меняют свое направление деятельности в пользу электронного документооборота. Во-первых это модно, во-вторых удобно, а в третьих — существует программа https://zvitmarket.com/medoc, которая невероятно упрощает деятельность компании. Используя Медок можно без проблем создавать акты, отчеты, счета и отправлять их контрагентам в максимально сжатые сроки.
Компьютеризация документов и процессов может облегчить, например, управление складом за счет автоматизации снабжения на основе потребления производственных отделов.
Доводом в пользу использования программного обеспечения для управления документами — является растущая тенденция мобильного использования данных компании.
Наличие необходимых документов всегда под рукой может иметь решающее значение. Новые технологии и заложенные в них возможности все чаще подталкивают компании к тому, чтобы подходить к управлению документами и иметь меньше печатных документов и больше документов в корпоративной сети или даже в облаке.
Очевидно, что особенно для малого бизнеса нелегко выбраться из хаоса решений для управления документами, особенно найти то, которое наилучшим образом соответствует вашим потребностям, как техническим, так и экономическим.
Управление документами против управления бумагой
Как мы уже упоминали, то ли из-за затрат, то ли из-за того, что не все компании, особенно небольшие, имеют «умных» и/или цифровых сотрудников, управление документами пока не для всех.
Но какова реальная цена, которую приходится нести тем, кто не использует электронный документооборот?
Работа с бумажными документами включает в себя:
- Несколько копий одних и тех же документов.
- Отсутствие обмена.
- Высокое время архивирования и поиска.
- Потерянные документы.
- Расходы на бумагу/тонер.
Каковы преимущества оцифровки документооборота?
- Повышение производительности;
- Оптимизация пространства;
- Уменьшение количества ошибок при ручной обработке;
- Экономия бумаги и тонера;
- Комплексное управление всем документооборотом;
- Более простое соблюдение нормативных требований;
- Безопасность данных;
- Скорость согласования документов.
По этому последнему пункту мы хотели бы отметить, что под скоростью ознакомления с документами мы понимаем:
То, что документ можно просмотреть из любого места в режиме реального времени, если файл находится в облаке, с ним также можно ознакомиться с мобильного устройства.
То, что поиск также может выполняться по ключевым словам, программное обеспечение работает с индексированием, и поиск документа происходит гораздо быстрее.
Документы определенной важности больше не переходят из рук в руки, а попадают непосредственно в сеть, где к ним могут получить доступ только авторизованные пользователи, прошедшие аутентификацию.
Больше никаких папок «Совершенно секретно», как в фильмах.
Таким образом, гарантируется как безопасность данных, так и конфиденциальность.
Управление документами для зеленого мира
Косвенное преимущество управления документами заключается в устойчивости процесса, поскольку подсчитано, что при оцифровке большинства корпоративных и государственных административных документов будет вырублено на 20-30 миллионов деревьев меньше, что приведет к сокращению выбросов CO2 в 4 раза. /5 миллионов тонн, извините, если мало.
Таким образом, переход на электронный документооборот имеет большое положительное значение и с точки зрения воздействия на окружающую среду.
Новости партнеров - 20 июня 2022 1080Будем весьма признательны, если поделитесь этой новостью в социальных сетях
Важное обращение ПриватБанка к клиентам: что изменилось в правилах выдачи карточек для ВПЛ
Обновление касается количества карт, которые может оформить клиент ПриватБанка.
Только два раза сходить в «АТБ» за продуктами. На что хватает минимальной пенсии украинского пенсионера
Адвокат провела социальный эксперимент.
Клиенты ПриватБанка получат почти по 7 тысяч гривен. Владельцы карт и не только
Приватбанк приступил к выплате помощи для ВПЛ.
Карта какого банка у вас есть? Проверьте, можете получить в супермаркетах АТБ скидку до 50%
АТБ снизила цены на продукты для покупателей, у которых есть банковская карта одного из 4-х банков.
Какие яйца никогда нельзя покупать в супермаркетах. Об этом мало кто знает
На что в первую очередь нужно обращать внимание при покупке яиц.
Акция от ПриватБанка: двойная денежная помощь для ВПЛ, получите 2200 гривен дополнительно
Акция продлится с 17 марта 2023 года до 17 сентября 2023 года.