Проект студентов ВНУ по автоматизации делопроизводства начнет свою работу в Северодонецке

   Презентацией новой системы «Docworkflow» стала одновременно защита комплексного дипломного проекта студентов факультета управления экономикой Восточноукраинского национального университета имени Владимира Даля. Дипломный проект под названием «Информационно-аналитическая система делопроизводства и документооборота в органах местного самоуправления на примере Свердловского городского исполнительного комитета» разработали четыре студента-выпускника: магистры по специальности «Экономическая кибернетика» Анна Писарева и Денис Венгеров, специалисты по специальности «Информационные системы и технологии» Трошка Александр и Евсюков Артем. Об этом информагентству Cxid.info сообщает пресс-служба ВНУ им. Даля.

   С инициативой усовершенствования устаревшей компьютерной системы документооборота Свердловского городского совета на кафедру экономической кибернетики обратился председатель Свердловского городского совета Александр Шмальц. Такой выбор не случаен - за более чем тридцатилетнее существование, кафедра экономической кибернетики успешно проводит научно-исследовательскую работу по разработке инструментальных средств прикладного и общесистемного программного обеспечения, систем автоматизированного проектирования конструкторской и технической документации, автоматизированных систем управления измерительными комплексами, кросс-систем для эмуляторов. С сентября прошлого года далевцы стали работать над проектом системы «Docworkflow». Разработка проходила в три этапа: анализ документооборота, проектирование системы и последующая реализация.

   Сама система представляет собой клиент-серверное приложение, которое выступает комплексным решением для обеспечения процесса деловодства, а также внедрения полностью электронного документооборота организации. Система способна обеспечивать регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов, контроль по их выполнению (резолюции), организацию и учет движения документов между подразделениями. По каждому зарегистрированному документу в системе сохраняются ведомости, которые описывают сам документ и весь процесс роботы с ним в подразделениях: от регистрации до списания, включая ход исполнения документа и рассылку во внешние организации. Кроме того, приложение может работать и в удаленном доступе. Cистема состоит из двух приложений: Docworkflow Admin (обеспечивает администрирование) и Docworkflow Client (непосредственная работа с документами), имеет простой интерфейс.

   «Сегодня, благодаря этой системе, я, включаю компьютер, и вижу, что творится в городе, - отметил на презентации проекта председатель Свердловского городского совета Александр Шмальц. – Проект запущен пока только в трех отделах, но уже заметно, как увеличилась эффективность и быстродействие работы исполнительного аппарата».

   Система позволяет существенно расширить рамки традиционной организации документооборота за счет частичного или полного использования функций электронного документооборота и обработки документов. Таким образом, сокращаются затраты на бумажные носители, непродуктивное использование времени работников и значительно ускоряются информационные потоки. Проект может стать своеобразным толчком для перехода на электронную систему, без использования бумажных носителей. Сейчас проект на третьей стадии – внедрения. Система уже запущена в трех отделах городского совета: общий отдел, писем и приема граждан, консультант мера города. К сентябрю планируется использование системы «Docworkflow» во всех отделах Свердловского городского совета.