Городской архив - на страже интересов луганчан

Целый ряд вопросов луганчан связан с сохранностью документов на предприятиях, их восстановлением в случае утери и передачей документов на хранение в архивный отдел Луганского горсовета. Сегодня на эти вопросы отвечает начальник этого отдела Диброва Анна Егоровна. Пишет газета «Жизнь Луганска».

- Каков порядок подготовки документов для передачи на хранение в архивный отдел Луганского городского совета?

- Подготовка документов для передачи на хранение в архивный отдел включает проведение экспертизы ценности документов, формирование и оформление дел, составление описей дел и актов об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в Национальный архивный фонд.

«Правилами работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций», утвержденных приказом Государственного комитета Архивов Украины 16.03.2001 года № 16 и зарегистрированными в Министерстве юстиции Украины 8.05.2001 года № 407 /5598 предусмотрен порядок передачи документов в случае реорганизации или ликвидации предприятия. Так, при реорганизации предприятия с передачей его функций другому предприятию последнее принимает по акту документы по личному составу и документы, незаконченные в делопроизводстве.

Если предприятие ликвидируется и у него существует орган высшего уровня, документы передаются последнему. Если не существует ни органа высшего уровня, ни правопреемника, документы по личному составу передаются в соответствующее архивное учреждение в упорядоченном состоянии.

Документы должны быть сформированы в дела и переплетены в жесткие обложки в соответствии с архивными требованиями, а также - опись дел постоянного хранения (если есть документы НАФ), опись дел по личному составу, историческая справка.

На хранение в архивный отдел принимаются документы только от ликвидированных предприятий, учреждений и организаций.

- Для чего проводится экспертиза ценности документов?

- Ни одно общество не в состоянии сохранить всю создаваемую им документацию в полном объеме, так как сохранение документов связано со значительными материальными затратами. Кроме того, большая часть документов утрачивает свою ценность и практическое значение через определенный период времени, и дальнейшее их хранение является нецелесообразным. В связи с этим осуществляется экспертиза ценности информации, что содержится в документах. Для обеспечения сохранности документов рекомендуем после окончания делопроизводственного года проводить экспертизу ценности документов.

Современные нормативно-правовые акты по вопросам архивного дела обозначают экспертизу ценности документов как всестороннее изучение документов с целью внесения их в Национальный архивный фонд или изъятия из него и установления сроков хранения документов, что не подлежат внесению в НАФ.

Основными нормативными и методическими пособиями, которые используются во время проведения экспертизы ценности, являются «Перечень типовых документов, которые создаются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с обозначением сроков хранения документов», утвержденный приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20 июля 1998 года № 41 и зарегистрированный в Министерстве юстиции Украины 17 сентября 1998 года за № 576/3016 и номенклатура дел.

По результатам экспертизы ценности в организации составляются описи дел постоянного, длительного (более 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении для уничтожения документов, не внесенных в НАФ и сроки хранения которых закончились.

Акты на уничтожение документов в обязательном порядке согласовываются вместе с описями на документы постоянного, длительного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и по личному составу с экспертной комиссией соответствующего архивного учреждения.

Следует также знать и руководителям, и главным бухгалтерам, что списание бухгалтерских документов может осуществляться только после проверок организации государственными налоговыми органами, что является одним из главных условий для списания документов.

Документы списываются по истечении срока хранения и только за полный календарный год. Например: в августе 2011 года документы со сроком хранения 3 года списываются только по 2007 год включительно.

- Какие требования предъявляются по составлению номенклатуры дел?

- Номенклатура дел является систематизированным перечнем дел, образующихся в делопроизводстве учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов. Номенклатура дел разрабатывается в учреждениях и организациях специальными структурными подразделениями (канцелярией, общим отделом) или лицами, ответственными за делопроизводство, под методическим руководством архивного учреждения.

Существует три вида номенклатур: типовая, примерная и индивидуальная.

Независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел каждая организация должна иметь индивидуальную номенклатуру дел. Сводная индивидуальная номенклатура дел, как правило, составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений и первичных общественных организаций, которые действуют в учреждении, в том числе и профсоюзных организаций.

Одним из главных требований при составлении номенклатуры дел является четкое указание заголовков и правильное определение сроков хранения документов. При определении сроков хранения документов необходимо пользоваться «Перечнем типовых документов, которые создаются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с обозначением сроков хранения документов», утвержденным приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20 июля 1998 года № 41 и зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины 17 сентября 1998 года за № 576/3016 и дополнением к данному Перечню или ведомственным перечнем (если таковой имеется).

К сожалению, в вышеуказанном перечне и его дополнении многие документы, образующиеся в деятельности предприятий, не предусмотрены. В таких случаях определен следующий порядок определения сроков хранения документов:

на каждом предприятии приказом руководителя должна быть создана экспертная комиссия из числа опытных и знающих состав документов работников. Принимается положение об экспертной комиссии, в котором определены основные задачи экспертной комиссии. Комиссия рассматривает и определяет срок хранения документов, которые отсутствуют в перечне, исходя из их практической ценности. Решение комиссии оформляется протоколом заседания экспертной комиссии (ЭК). Вместе с номенклатурой дел протокол ЭК предприятия направляется на рассмотрение экспертной комиссии соответствующего архивного учреждения. Экспертная комиссия архивного учреждения или соглашается с установленными сроками хранения документов, или корректирует их.

Номенклатура дел после согласования ЭК архивного учреждения утверждается руководителем предприятия. Согласованная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января следующего года.

По окончании делопроизводственного года составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей) отдельно постоянного и временного хранения.

Государственные учреждения, в деятельности которых не образуются документы Национального архивного фонда, согласовывают номенклатуры дел с органами высшего уровня.

- Какие документы относятся к документам по личному составу?

- К документам по личному составу относятся: приказы или распоряжения о приеме, увольнении, переводе работников, личные карточки (Форма Т-2) и личные дела, ведомости или лицевые счета начисления заработной платы, документы по аттестации рабочих мест (если есть вредные условия труда). Срок хранения этих документов составляет 75 лет. Они имеют социально правовое значение и необходимы гражданам для подтверждения стажа работы, подготовки справок о заработной плате для начисления и перерасчета пенсии, предоставления льгот и решения других вопросов.

- Часто задается вопрос о том, как восстановить утерянную трудовую книжку?

- В случае потери трудовой книжки восстановить трудовой стаж можно только на основании оригиналов приказов о приеме и увольнении, в крайнем случае, - ведомостей или лицевых счетов по начислению заработной платы. В случае отсутствия этих документов подтвердить работу на данном предприятии просто невозможно.

Сегодня я обращаю особое внимание руководителей кадровых служб предприятий, учреждений и организаций на правильность оформления документов по личному составу, так как нередко приказы составляются с нарушением требований делопроизводства (не указывается № приказа, его дата, вместо полных имени и отчества указываются только инициалы).

Много нареканий на заполнение трудовых книжек. Недопустимо, когда одна запись оформлена разными чернилами, не проставлены печати, не указаны номера приказов, переименования организации, основания переименования и т.д. Подобные действия работников кадровых служб обрекают граждан на хождения по организациям с целью подтверждения записей в трудовых книжках. К сожалению, нередко это подтвердить очень сложно, если предприятие ликвидировано, а документы не переданы в архивное учреждение, и местонахождение их неизвестно. Поэтому руководитель и главный бухгалтер каждого предприятия несут персональную ответственность за обеспечение сохранности документов Национального архивного фонда и по личному составу.

Новости Региона - 21 июля 2011 1464