Важность аудита кадрового делопроизводства для бизнеса

Компании, не способные оптимизировать кадровые вопросы, нередко сталкиваются с конфликтными ситуациями, падением престижности рабочего места, а также штрафными санкциями со стороны контролирующих органов. Проблемы могут возникнуть по причине некомпетенции сотрудников кадрового отдела, увольнения главного специалиста и т. д. Чем больше персонала трудоустроено в компании, тем сложнее привести все в порядок. Чтобы решить эту проблему, руководители нередко заказывают услугу аудита кадровых документов. Выполняют его сторонние, независимые организации, что исключает предвзятость.

Какие задачи решает аудит кадровых документов?

Комплексная проверка HR-учета позволит выявить любые несоответствия актуальному законодательству Украины, а также ошибки, неточности. По результатам проведенной экспертной проверки руководитель получает детализированный отчет. Это позволяет сделать выводы. В нем содержатся все выявленные ошибки и нарушения, а также предоставляются однозначные, понятные варианты их устранения. Кроме того, в отчете находится полезная информация, благодаря которой руководитель может повысить эффективность работы кадрового отдела. Это позволит избежать штрафов от контролирующих органов, создать здоровую, продуктивную атмосферу между руководством и персоналом.

Услуга аутсорсинга особенно актуальна в случаях:

• скорых проверок со стороны государственных контролирующих органов;
• смены руководителя или главного специалиста кадрового отдела;
• обращения бывшего сотрудника в суд;
• перед массовым увольнением или набором штата;
• необходимости наведения порядка в документации.

Благодаря проведению независимого аудита компания может минимизировать фискальные и юридические риски, а также избежать репутационных потерь. Доступен выбор различных форматов сотрудничества между клиентом и аутсорсинговой компанией. В первом случае специалисты работают дистанционно со скан-копиями документов. Во втором — непосредственно в офисе заказчика.

Аудит кадровых документов рекомендуется проводить также в ситуациях, когда планируется реорганизация бизнеса, запуск новых услуг или продуктов. Это позволит заранее выявить слабые места и устранить, поможет обнаружить неэффективные рабочие процессы, которые неоправданно отвлекают на себя ресурсы компании.

Область охвата аудита

Заказчик самостоятельно может выбрать, какие именно аспекты работы будут подвергнуты независимому аудиту. Конечно, максимальную эффективность и детализированность позволяет получить комплексная проверка кадровой документации. Если же в сжатые сроки нужно выполнить наиболее значимую в данный момент оценку, то имеет смысл заказать выборочную экспертизу. Специалисты смогут проверить:

• корректность учета, а также ведения трудовых книжек;
• нарушения и ошибки в документации;
• правомерность заключения договоров;
• корректность оформления первичных документов (должностных инструкций, личных карточек, приказов и т. п.).

Анализ позволит сократить трудозатраты и финансовые издержки.

Кто сможет выполнить такую задачу?

Ответственная работа должна поручаться только компаниям, способным оперативно и безошибочно обрабатывать большие объемы документации, защищать персональную информацию заказчика, проводить внутренний контроль качества. Эта задача может быть выполнена специалистами UCMS Group Ukraine. Международная компания с украинским представительством предоставляет аутсорсинговые услуги на рынке более 15 лет.

Новости партнеров - 26 января 2022 431