Новости Луганска Cxid.info

СПЕЦТЕМА: COVID-19

Управление цифровыми документами

Управление цифровыми документами

В современном мире все больше и больше компаний успешно меняют свое направление деятельности в пользу электронного документооборота. Во-первых это модно, во-вторых удобно, а в третьих — существует программа https://zvitmarket.com/medoc, которая невероятно упрощает деятельность компании. Используя Медок можно без проблем создавать акты, отчеты, счета и отправлять их контрагентам в максимально сжатые сроки.

Компьютеризация документов и процессов может облегчить, например, управление складом за счет автоматизации снабжения на основе потребления производственных отделов.

Доводом в пользу использования программного обеспечения для управления документами — является растущая тенденция мобильного использования данных компании.

Наличие необходимых документов всегда под рукой может иметь решающее значение. Новые технологии и заложенные в них возможности все чаще подталкивают компании к тому, чтобы подходить к управлению документами и иметь меньше печатных документов и больше документов в корпоративной сети или даже в облаке.

Очевидно, что особенно для малого бизнеса нелегко выбраться из хаоса решений для управления документами, особенно найти то, которое наилучшим образом соответствует вашим потребностям, как техническим, так и экономическим.

Управление документами против управления бумагой

Как мы уже упоминали, то ли из-за затрат, то ли из-за того, что не все компании, особенно небольшие, имеют «умных» и/или цифровых сотрудников, управление документами пока не для всех.

Но какова реальная цена, которую приходится нести тем, кто не использует электронный документооборот?

Работа с бумажными документами включает в себя:

  1. Несколько копий одних и тех же документов.
  2. Отсутствие обмена.
  3. Высокое время архивирования и поиска.
  4. Потерянные документы.
  5. Расходы на бумагу/тонер.

Каковы преимущества оцифровки документооборота?

  • Повышение производительности;
  • Оптимизация пространства;
  • Уменьшение количества ошибок при ручной обработке;
  • Экономия бумаги и тонера;
  • Комплексное управление всем документооборотом;
  • Более простое соблюдение нормативных требований;
  • Безопасность данных;
  • Скорость согласования документов.

По этому последнему пункту мы хотели бы отметить, что под скоростью ознакомления с документами мы понимаем:

То, что документ можно просмотреть из любого места в режиме реального времени, если файл находится в облаке, с ним также можно ознакомиться с мобильного устройства.

То, что поиск также может выполняться по ключевым словам, программное обеспечение работает с индексированием, и поиск документа происходит гораздо быстрее.

Документы определенной важности больше не переходят из рук в руки, а попадают непосредственно в сеть, где к ним могут получить доступ только авторизованные пользователи, прошедшие аутентификацию.

Больше никаких папок «Совершенно секретно», как в фильмах.

Таким образом, гарантируется как безопасность данных, так и конфиденциальность.

Управление документами для зеленого мира

Косвенное преимущество управления документами заключается в устойчивости процесса, поскольку подсчитано, что при оцифровке большинства корпоративных и государственных административных документов будет вырублено на 20-30 миллионов деревьев меньше, что приведет к сокращению выбросов CO2 в 4 раза. /5 миллионов тонн, извините, если мало.

Таким образом, переход на электронный документооборот имеет большое положительное значение и с точки зрения воздействия на окружающую среду.

Новости партнеров - 20 июня 2022 405

Будем весьма признательны, если поделитесь этой новостью в социальных сетях

Как подобрать креативный подарок: ТОП-7 самых впечатляющих идей

Необязательно тратить целое состояние на подарок, если хочется впечатлить человека.

Как выбрать аксессуары для техники Apple

Как выбрать аксессуары для техники Apple

Интернет — магазин переполнен аксессуарами для техники Эпл.

Эксперты в сфере гемблинга рассказали, как в Украине помогают лудоманам

Цель отечественного гемблинга — внедрить правила ответственной игры.

Что нужно знать перед тем, как скачать Пин-Ап?

Что нужно знать перед тем, как скачать Пин-Ап?

Без сомнения, среди всех мобильных приложений игры являются одними из самых популярных, и весомая доля этих игр припадает на онлайн...

Ставки на футбол и популярные виды ставок на спортивное событие по футболу

Ставки на футбол и популярные виды ставок на спортивное событие по футболу

Как выбрать хороший сайт для ставок на футбол и на что обратить внимание.

Общие характеристики и особенности ноутбуков Acer

Общие характеристики и особенности ноутбуков Acer

Огромную популярность заслужила продукция компании Acer.